Umstellung des Redaktionssystems auf Adobe InDesign / InCopy

Umstellung des Redaktionssystems beim Altmühl-Boten Gunzenhausen für das Verlagshaus Nürnberg Presse (VNP) in Rekordzeit

Mitte Oktober 2006 startete die GRUNDIG AKADEMIE für das Verlagshaus Nürnberg Presse (VNP) das Projekt bei der Lokalredaktion des Altmühlboten in Gunzenhausen (Emmy-Riedel-Verlag). Der Lokalteil des Altmühlboten wurde dort bisher mit dem Redaktionssystem Linopress von 6 Redakteuren und 12 Technikern produziert. Im Anzeigen- und Akzidenzbereich war bereits Erfahrung mit der Layout-Software QuarkXPress auf Apple Mac (OS 9) vorhanden. Konzeption, Schulung und Projektbegleitung wurden von der GRUNDIG AKADEMIE realisiert.

Der Produktivstart wurde mit dem 1. Januar 2007 vorgegeben – eine Umstellung in Rekordzeit also und eine Umstellung in mehrfacher Hinsicht. Die Redakteure erhielten statt ihrer ausgedienten Macs neue PCs mit der Software InCopy CS2 auf Windows XP, die Technik wurde komplett auf leistungsfähige Apple-G5-Rechner mit der Adobe Creative Suite CS2 auf OS X umgestellt.

Das Projekt wurde nach vorangegangener Konzeption in drei Stufen aufgeteilt. Am Anfang stand die Schulung der Mitarbeiter aus Technik und Repro. Da hier bereits im Anzeigenbereich teilweise mit QuarkXPress und modernen Apple Macs produziert wurde, konnte diese erste Stufe außerhalb der Produktionszeiten an nur zwei Wochenenden mit zwei Gruppen durchgeführt werden. Die Begeisterung für das Redaktionssystem und den Wechsel von QuarkXPress auf InDesign war im Team des „Altmühl-Bote“ von Anfang an sehr groß.

Nun begann das Kernteam – zusammengesetzt aus jeweils zwei Mitarbeitern der Redaktion und Technik – den Prototypen aufzubauen. An einem heterogenen Testsystem mit Mac- und PC-Clients sowie einem SUN-Solaris-Server mit HELIOS Ethershare wurde der Workflow zwischen Redaktion und Technik genau definiert und das File-System entsprechend eingerichtet.

Es folgte die Umsetzung von Blattplanung, Layout, Formatierungsregeln und Bibliotheken innerhalb von InDesign. Diese zweite Phase konnte nach weiteren zwei Wochen Ende November abgeschlossen werden.
Am Ende stand die Schulung und Einweisung der Redakteure in InCopy. Hierbei wurden neue Erkenntnisse nochmals in das Testsystem eingepflegt. Bei den Redakteuren erfolgte parallel der Hardware-Austausch von Mac auf PC.

Hier ein Auszug aus dem InCopy-Training

• InCopy Arbeitsumgebung und Grundlagen
• Workflow-Management mit Dateien
• Sperren und Freigeben von Textabschnitten (Dateiintegrität)
• Workflow-Symbole
• Ein- und Auschecken von Dateien
• InCopy Bearbeitungsfunktionen
• Absatz- und Zeichenformate
• Optionen zum Verfolgen von Textänderungen
• Erarbeiten der Namenskonvention für das File-System

Zur Übernahme der Sporttabellen in XML-Form wurde parallel ein Software-Tool entwickelt, um die Generierung dieser Tabellen zu automatisieren. Da die Fußball-Ergebnisse erst Sonntagnachmittag von den Nürnberger Nachrichten übermittelt werden, bleibt hierfür nur ein kleines Zeitfenster. Die XML-Schnittstelle von InDesign konnte hier ihre Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen.

Mitte Dezember konnten dann bereits die ersten Testseiten produziert werden.
Die heiße Phase – der Produktionsstart – erfolgte zum Jahreswechsel 2006/2007. Am 1.1.2007 erschien die erste Ausgabe, die mit Adobe InDesign und InCopy CS2 erstellt wurde. Die fertigen Lokalseiten konnten termingerecht im PDF/X-3-Format nach Nürnberg übermittelt werden.

Neben der hohen Flexibilität des InDesign/InCopy-Workflows zeigte sich, dass auch ohne teure Zusatz-Software in kleinen bis mittleren Arbeitsgruppen der redaktionelle Workflow realisiert werden kann. Die neue CS3-Version erlaubt darüber hinaus mit den E-Mail-basierten Aufgabenstellungen das Arbeiten über mehrere Standorte hinweg.
Die Workflow-Lösung Adobe InDesign/InCopy für den Verlag in der neuen Version CS3
Beim redaktionellen Workflow kommt es darauf an, die Erstellung redaktioneller Texte von der Layout-Produktion so zu trennen, dass Redakteure und Layouter an einer gemeinsamen Publikation gleichzeitig arbeiten können. Adobe InCopy ergänzt das leistungsfähige Layout-Werkzeug InDesign aus der Creative Suite von Adobe um ein redaktionelles Werkzeug und ist seit der Version CS2 soweit ausgebaut, dass sich nun auch ohne teure zusätzliche Software wie z.B. K4 ein leistungsfähiger und effizienter Redaktions-Workflow umsetzen lässt. InCopy dient dabei in erster Linie zur Texterstellung und -bearbeitung.

Die Arbeitsteilung zwischen InCopy CS2 und InDesign CS3 erlaubt mehreren Redakteuren gleichzeitig den Zugriff auf eine Satzdatei, während der Mediengestalter oder Grafiker ungestört an der Gestaltung arbeiten kann. Den Aufbau des Dokuments und die Aufgabenteilung kontrolliert der Layouter von InDesign heraus. Die zu bearbeitenden Textrahmen-Objekte werden vom Layouter in den LiveEdit-Workflow – so nennt Adobe das Zusammenspiel InDesign/InCopy – eingecheckt und der Redakteur kann nun die InDesign-Datei parallel öffnen (auschecken) und die ihm zugewiesenen Textrahmen bearbeiten. In InCopy selbst hat der Redakteur jederzeit die Kontrolle über die Länge des Textes, das aktuelle Layout und darüber hinaus leistungsfähige Tools wie ein Thesaurus-Wörterbuch mit Synonymen oder die Textmakro-Funktion.

Beratung